ईमेल संचार का आज के समय में एक महत्वपूर्ण हिस्सा बन चुका है। कभी-कभी हम जल्दबाजी में ईमेल भेज देते हैं और फिर महसूस करते हैं कि उसमें कोई गलती हो गई है या हमने उसे गलत व्यक्ति को भेज दिया है। ऐसे में Microsoft Outlook में ईमेल रिकॉल (Recall) करने का विकल्प आपके लिए एक बचाव का जरिया बन सकता है। यह फीचर आपको पहले से भेजे गए ईमेल को वापस लाने की सुविधा देता है, जिससे आप उसे एडिट कर सकते हैं या पूरी तरह से डिलीट कर सकते हैं।
इस लेख में हम आपको बताएंगे कि कैसे आप Outlook में भेजे गए ईमेल को रिकॉल कर सकते हैं और इसके लिए किन शर्तों को पूरा करना जरूरी है।
ईमेल रिकॉल करने की शर्तें:
Outlook में ईमेल रिकॉल करना तभी संभव है जब कुछ विशेष शर्तें पूरी हों:
1. Outlook का इस्तेमाल हो रहा हो: भेजने वाले और प्राप्तकर्ता दोनों को Microsoft Outlook का इस्तेमाल करना चाहिए। अगर प्राप्तकर्ता किसी अन्य ईमेल सर्विस (जैसे Gmail या Yahoo) का उपयोग कर रहा है, तो ईमेल रिकॉल नहीं किया जा सकता।
2. समान ईमेल सर्वर: ईमेल भेजने वाले और प्राप्तकर्ता एक ही ईमेल सर्वर का उपयोग कर रहे हों (आमतौर पर यह कॉर्पोरेट या संगठनिक ईमेल सिस्टम में होता है)।
3. ईमेल का अनपढ़ा होना: यदि प्राप्तकर्ता ने आपके भेजे गए ईमेल को पहले ही पढ़ लिया है, तो ईमेल रिकॉल का विकल्प काम नहीं करेगा।
Outlook में ईमेल रिकॉल करने की प्रक्रिया:
1. Outlook ओपन करें: सबसे पहले Microsoft Outlook को खोलें और उस अकाउंट से लॉग इन करें, जिससे आपने ईमेल भेजा था।
2. Sent Items में जाएं: अब बाईं तरफ़ दिए गए “Sent Items” फोल्डर पर क्लिक करें। यहां आपको आपके द्वारा भेजे गए सभी ईमेल दिखाई देंगे।
3. ईमेल चुनें: जिस ईमेल को आप रिकॉल करना चाहते हैं, उस पर क्लिक करके उसे ओपन करें।
4. Recall विकल्प चुनें:
– ईमेल ओपन करने के बाद, टॉप मेनू बार में “Message” टैब पर क्लिक करें।
– यहां आपको “Actions” नाम का एक विकल्प दिखाई देगा। उस पर क्लिक करें और ड्रॉपडाउन मेनू में “Recall This Message” चुनें।
5. रिकॉल के विकल्प: अब आपके सामने दो विकल्प आएंगे:
– Unread Copies को डिलीट करें: इससे ईमेल को प्राप्तकर्ता के मेलबॉक्स से हटा दिया जाएगा, अगर उसने ईमेल अभी तक नहीं पढ़ा है।
– Unread Copies को डिलीट करें और नया ईमेल भेजें: अगर आप ईमेल में सुधार करना चाहते हैं, तो आप इस विकल्प का चयन कर सकते हैं। इससे पहले वाला ईमेल डिलीट हो जाएगा और आप नया ईमेल भेज सकते हैं।
6. सफलता की जानकारी: जब आप रिकॉल रिक्वेस्ट भेजते हैं, तो आपको Outlook के जरिए सूचना मिलेगी कि रिकॉल सफल हुआ या नहीं। यह प्राप्तकर्ता की स्थिति पर निर्भर करता है कि उसने ईमेल पढ़ा है या नहीं।
Outlook में ईमेल रिकॉल से जुड़ी बातें:
– समय का ध्यान रखें: ईमेल को जल्दी रिकॉल करने की कोशिश करें, क्योंकि यदि प्राप्तकर्ता ने उसे पढ़ लिया है, तो रिकॉल संभव नहीं है।
– कंपनी ईमेल सिस्टम: ईमेल रिकॉल ज्यादातर ऑफिस या कॉर्पोरेट सेटअप में ही अच्छे से काम करता है, जहां सभी यूजर्स एक ही ईमेल सर्वर का उपयोग कर रहे होते हैं।
– प्राप्तकर्ता की सेटिंग्स: अगर प्राप्तकर्ता ने अपने Outlook में ईमेल रिकॉल को अस्वीकार करने की सेटिंग कर रखी है, तो रिकॉल विफल हो सकता है।
Microsoft Outlook में ईमेल रिकॉल फीचर एक बहुत ही उपयोगी टूल है, खासकर तब जब आप गलती से कोई ईमेल भेज देते हैं। हालांकि, यह हर परिस्थिति में काम नहीं करता, इसलिए ईमेल भेजने से पहले उसकी अच्छे से जांच करना हमेशा बेहतर होता है। फिर भी, यदि आपको कभी इसकी जरूरत पड़ती है, तो ऊपर बताए गए आसान चरणों का पालन करके आप अपनी गलती सुधार सकते हैं।
